ÖĞRENCİLERİN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatıyla İstanbul Bilgi Üniversitesi (“Üniversite”) tarafından, aşağıda açıklanan kapsam ve amaçlarla işlenmektedir. İşbu Aydınlatma Metni; Üniversiteye başvuran aday öğrencilerin, kayıtlı öğrencilerin, değişim öğrencilerinin, mezunların ve Üniversitenin eğitim-öğretim ve öğrenci hizmetlerinden yararlanan ilgili kişilerin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin temel esasları açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Öğrencilik ilişkisinin niteliğine ve yürütülen sürecin gerektirdiği ölçüde aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilmektedir:

Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, pasaport bilgileri, doğum tarihi, doğum yeri, uyruk ve benzeri bilgiler.

İletişim Bilgileri: Adres, telefon, e-posta, acil durumda ulaşılacak kişi bilgileri ve benzeri bilgiler.

Öğrencilik ve Akademik Bilgiler: Öğrenci numarası, fakülte, yüksekokul, bölüm/program, sınıf, ders kayıtları, devam durumu, sınav ve not bilgileri, akademik başarı bilgileri, danışmanlık bilgileri, disiplin süreçlerine ilişkin bilgiler ve öğrencilik statüsüne ilişkin diğer bilgiler.

Eğitim ve Kariyer Bilgileri: Önceki eğitim bilgileri, diploma ve sertifikalar, staj bilgileri, mesleki deneyim, kariyer başvuruları ve Üniversite tarafından sunulan kariyer hizmetleri kapsamında elde edilen bilgiler.

Finansal Bilgiler: Öğrenim ücretleri, burs ve indirim bilgileri, ödeme bilgileri, banka hesap bilgileri ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekli diğer bilgiler.

İşlem Güvenliği Bilgileri: IP adresi, kullanıcı hesabı, erişim ve log kayıtları, sistem kullanım bilgileri, cihaz ve bağlantı bilgileri ve bilgi güvenliğinin sağlanması amacıyla gerekli diğer kayıtlar.

Fiziksel Mekân Güvenliği Bilgileri: Kampüs ve bina giriş-çıkış kayıtları, ziyaretçi kayıtları, kamera görüntüleri ve fiziksel güvenlik amacıyla elde edilen diğer bilgiler.

Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Üniversitenin eğitim, etkinlik, toplantı, tören, tanıtım ve iletişim faaliyetleri kapsamında elde edilen fotoğraf, video ve gerektiğinde ses kayıtları.

Sağlık Bilgileri ve Diğer Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Öğrencinin eğitim-öğretim, staj, iş sağlığı ve güvenliği, engelli öğrenci hizmetleri, sağlık hizmetleri veya ilgili mevzuattan kaynaklanan süreçlerin yürütülmesi için gerekli olması hâlinde sağlık bilgileri ve Kanun kapsamında özel nitelikli sayılan diğer kişisel veriler.

Özel nitelikli kişisel veriler KVKK'nın 6. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak işlenmektedir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:

3.1. Öğrenci Başvuru ve Kayıt Süreçlerinin Yürütülmesi

Üniversiteye başvuru ve kabul süreçlerinin yürütülmesi,
Öğrenci kayıt işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
Öğrencilik statüsünün oluşturulması ve yönetilmesi,
Öğrenci dosyalarının oluşturulması ve güncel tutulması,
Yatay geçiş, dikey geçiş, çift anadal, yandal, değişim programları ve benzeri süreçlerin yürütülmesi,
Mezuniyet ve ilişik kesme işlemlerinin yürütülmesi.

3.2. Eğitim-Öğretim Süreçlerinin Yürütülmesi

Ders kayıtlarının gerçekleştirilmesi,
Ders, sınav ve akademik takvim süreçlerinin yürütülmesi,
Sınavların gerçekleştirilmesi ve değerlendirilmesi,
Not ve başarı kayıtlarının tutulması,
Akademik danışmanlık süreçlerinin yürütülmesi,
Devam durumunun takip edilmesi,
Akademik başarı ve eğitim süreçlerinin değerlendirilmesi,
Öğrencilere eğitim-öğretim hizmetlerinin sunulması.

3.3. Öğrenci Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

Öğrenci işleri hizmetlerinin sunulması,
Kariyer ve istihdam destek hizmetlerinin yürütülmesi,
Psikolojik danışmanlık ve rehberlik hizmetlerinin, gerekli hukuki şartların bulunması hâlinde yürütülmesi,
Engelli öğrencilere yönelik destek hizmetlerinin yürütülmesi,
Burs ve sosyal destek süreçlerinin yönetilmesi,
Öğrencilerin akademik ve idari ihtiyaçlarına yönelik destek süreçlerinin yürütülmesi.

3.4. Staj, Uygulamalı Eğitim ve İş Birliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Staj başvuru ve kabul süreçlerinin yürütülmesi,
Staj ve uygulamalı eğitim süreçlerinin takip edilmesi,
İlgili kamu kurumları, işverenler ve uygulama ortaklarıyla gerekli süreçlerin yürütülmesi,
Mevzuattan kaynaklanan bildirim ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

3.5. Öğrenim Ücreti, Burs ve Finansal Süreçlerin Yürütülmesi

Öğrenim ücretlerinin tahakkuk ve tahsil süreçlerinin yürütülmesi,
Burs, indirim ve finansal destek süreçlerinin yönetilmesi,
Ödeme ve muhasebe işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
Vergi ve diğer mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

3.6. Kampüs ve Bilgi Güvenliğinin Sağlanması

Kampüs ve bina güvenliğinin sağlanması,
Kamera sistemlerinin işletilmesi,
Kampüs giriş-çıkışlarının kontrol edilmesi,
Bilgi sistemlerinin güvenliğinin sağlanması,
Kullanıcı hesaplarının oluşturulması ve yönetilmesi,
Yetkisiz erişimlerin önlenmesi,
Bilgi güvenliği olaylarının tespit edilmesi ve yönetilmesi.

3.7. Öğrenci Kulüpleri, Etkinlikler ve Sosyal Faaliyetler

Öğrenci kulüplerinin faaliyetlerinin yürütülmesi,
Üniversite tarafından düzenlenen etkinliklerin planlanması ve gerçekleştirilmesi,
Öğrenci faaliyetlerinin ve organizasyonlarının yürütülmesi,
Etkinliklere katılım süreçlerinin yönetilmesi,
Üniversitenin akademik, kültürel ve sosyal faaliyetlerinin yürütülmesi.

Öğrenci kulübü üyeliğinin özel nitelikli kişisel veri niteliğinde olması hâlinde, ilgili veri yalnızca KVKK'nın 6. maddesinde öngörülen şartlardan uygun olanına dayanılarak işlenir.

3.8. İletişim ve Duyuru Faaliyetleri

Üniversite tarafından öğrencilere tahsis edilen kurumsal iletişim kanalları üzerinden;

eğitim-öğretim duyurularının,
sınav ve ders duyurularının,
akademik ve idari bilgilendirmelerin,
Üniversitenin faaliyetleri ve öğrencilik süreçleriyle ilgili duyuruların

iletilmesi amacıyla iletişim bilgileriniz kullanılabilir.

Ticari elektronik ileti niteliğindeki gönderimler bakımından ilgili mevzuatın gerektirdiği şartlar ayrıca uygulanır.

3.9. Akademik, Kurumsal ve Kalite Süreçlerinin Yürütülmesi

Akademik değerlendirme ve raporlama,
Kalite güvence süreçleri,
Akreditasyon çalışmaları,
Yükseköğretim mevzuatı kapsamında gerekli bildirim ve raporlamalar,
Kurumsal istatistik ve planlama çalışmaları,
Eğitim hizmetlerinin geliştirilmesine yönelik analizler

yürütülebilir.

Bu kapsamda mümkün olduğu ölçüde anonimleştirilmiş veya kimlikten arındırılmış veriler kullanılır.

3.10. Tanıtım, İletişim ve Görsel İçerik Çalışmaları

Üniversitenin etkinlik, tören, eğitim, sosyal faaliyet, tanıtım filmi ve kurumsal iletişim çalışmalarında fotoğraf, video ve görsel-işitsel kayıtlarınız alınabilir. Bu kayıtların kamuya açık şekilde tanıtım amacıyla yayımlanmasının açık rıza gerektirdiği durumlarda, ilgili faaliyet bakımından ayrıca açık rıza alınır.

4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz;

Üniversiteye başvuru ve kayıt formları,
Öğrenci bilgi sistemleri,
Üniversitenin elektronik uygulamaları,
Fiziki ve elektronik belgeler,
Üniversite tarafından gerçekleştirilen sınav, ders ve eğitim faaliyetleri,
Öğrenci işleri ve akademik birimler,
Öğrencinin kendisi tarafından sunulan bilgi ve belgeler,
Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından gelen bilgiler,
Staj ve uygulamalı eğitim süreçleri,
Kamera sistemleri ve kampüs güvenlik sistemleri,
Etkinlik, toplantı ve organizasyonlar

aracılığıyla otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilmektedir.

Kişisel verileriniz, somut işleme faaliyetinin niteliğine göre KVKK'nın 5. maddesinde düzenlenen;

Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla gerekli olması,
Üniversitenin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
İlgili kişi tarafından alenileştirilmiş olması,
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Üniversitenin meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması,
Gerektiğinde açık rızanın bulunması

hukuki sebeplerinden uygulanabilir olanına dayanılarak işlenmektedir.

Özel nitelikli kişisel verileriniz bakımından KVKK'nın 6. maddesinde düzenlenen özel şartlar uygulanmaktadır.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, ilgili işleme amacıyla sınırlı ve ölçülü olmak üzere;

Üniversitenin akademik ve idari birimlerine,
Üniversite yönetimine ve yetkili çalışanlarına,
Yükseköğretim Kurulu ve ilgili yükseköğretim kurumlarına,
Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
Staj ve uygulamalı eğitim kapsamında gerekli hâllerde ilgili kurum ve kuruluşlara,
Burs ve sosyal destek süreçlerinde ilgili kurumlara,
Üniversitenin eğitim, bilişim, bilgi güvenliği, arşiv, danışmanlık ve diğer hizmetleri kapsamında hizmet aldığı tedarikçi ve hizmet sağlayıcılara,
Hukuk, mali müşavirlik, denetim ve benzeri profesyonel hizmet sağlayıcılara,
Kanunen yetkili özel hukuk kişilerine

KVKK'nın 8. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde aktarılabilir.

Kişisel verilerinizin yurt dışındaki kişi veya kuruluşlara aktarılması gerektiğinde, aktarım KVKK'nın 9. maddesinde düzenlenen şartlara uygun olarak gerçekleştirilir.

Yurt dışına aktarım bakımından yeterlilik kararı, uygun güvenceler veya Kanunda düzenlenen istisnai aktarım şartlarından somut olaya uygulanabilir olanı esas alınır.

6. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz; yükseköğretim mevzuatı, mali ve hukuki mevzuat, Üniversitenin tabi olduğu diğer yasal yükümlülükler, öğrencilik ilişkisinin devamı ve ilgili işleme amacının gerektirdiği süreler dikkate alınarak saklanır. Saklama sürelerinin belirlenmesinde Üniversitenin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile ilgili mevzuat hükümleri esas alınır. İşleme amacının ortadan kalkması ve yasal saklama süresinin sona ermesi hâlinde kişisel verileriniz KVKK ve ilgili mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

7. Kişisel Verilerin Güvenliği

Üniversite, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin güvenli şekilde muhafaza edilmesini sağlamak amacıyla, işlenen verinin niteliğine ve risklere uygun teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

8. İnternet Sitesi, Sosyal Medya ve Kamuya Açık Paylaşımlar

Üniversite tarafından internet sitesinde veya sosyal medya hesaplarında öğrencilere ilişkin kişisel verilerin yayımlanması ayrıca bir kişisel veri işleme faaliyetidir. Bu kapsamda öğrenci adı-soyadı, fotoğrafı, videosu, başarı bilgisi, etkinlik görüntüsü, öğrenci çalışmaları veya benzeri kişisel verilerin kamuya açık şekilde paylaşılması, ilgili işleme faaliyetinin niteliğine göre KVKK'nın ilgili hükümlerine uygun şekilde gerçekleştirilir. Tanıtım amacıyla yayımlanması bakımından açık rıza alınması gereken faaliyetlerde, aydınlatma metninden ayrı olarak açık rıza alınacaktır.

9. KVKK'nın 11. Maddesi Kapsamındaki Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında;

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Eksik veya yanlış işlenmiş kişisel verilerinizin düzeltilmesini isteme,
KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
Münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerinizin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

10. Başvuru Yöntemi

KVKK kapsamındaki taleplerinizi, ilgili mevzuatta belirtilen başvuru usullerine uygun şekilde İstanbul Bilgi Üniversitesine iletebilirsiniz. Başvurularınız talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir. Başvuru ve İletişim E-posta Adresi: info@bilgi.edu.tr

İstanbul Bilgi Üniversitesi Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Birimi

Yürürlük Tarihi: […../……./……… ]
Güncelleme Tarihi: […../……./……… ]
Doküman No/Versiyon: […………………]